Πολιτική Απορρήτου

1. Ποιοι είμαστε

Για στοιχεία λογαριασμού, χρέωσης, ασφάλειας και ανάπτυξης της υπηρεσίας, υπεύθυνη επεξεργασίας είναι η Techplace, Μιχαήλ Καραολή 68, Ξάνθη 67100, Ελλάδα. Επικοινωνία για θέματα απορρήτου: info@techplace.gr, +30 25411 07066.

Για προσωπικά δεδομένα που περιέχονται σε παραστατικά πελάτη, ο επιχειρηματικός πελάτης είναι συνήθως ο υπεύθυνος επεξεργασίας και η Techplace τα επεξεργάζεται για λογαριασμό του, σύμφωνα με τις οδηγίες και τους όρους επεξεργασίας δεδομένων.

2. Ποια δεδομένα επεξεργαζόμαστε

• Λογαριασμός: ονοματεπώνυμο, email, κρυπτογραφικά προστατευμένος κωδικός, ρόλος, κατάσταση επιβεβαίωσης και αποδοχές νομικών κειμένων.
• Συνδρομή και υποστήριξη: πακέτο, credits, διάρκεια, αιτήματα, τιμολόγια συνδρομής και επικοινωνία υποστήριξης.
• Παραστατικά: πρωτότυπα αρχεία/φωτογραφίες/PDF, URL ή ψηφιακή πηγή, εκδότες και λήπτες, ΑΦΜ, διευθύνσεις, γραμμές ειδών, ποσότητες, αξίες, ΦΠΑ, εκπτώσεις, έξοδα, κρατήσεις, SN/LOT, παρατηρήσεις και διορθώσεις χρήστη.
• AI και τεχνικά δεδομένα: provider/model, prompts και schema versions, αποτελέσματα εξαγωγής, confidence, tokens, διάρκεια, σφάλματα και συσχετισμένα logs.
• ERP/webhook: ρυθμίσεις σύνδεσης, κρυπτογραφημένα μυστικά όπου υποστηρίζεται, payloads, αποκρίσεις, IDs και ιστορικό αποστολών.
• Ασφάλεια: αναγνωριστικά συνεδρίας, απαραίτητα cookies, timestamps και τεχνικά logs. Δεν χρησιμοποιούμε τα αποθηκευμένα passwords σε αναγνώσιμη μορφή.

3. Σκοποί και νομικές βάσεις

4. Αυτοματοποιημένη ανάλυση

Το InvoPlace χρησιμοποιεί AI για εξαγωγή και σύγκριση δεδομένων. Δεν λαμβάνει αυτοματοποιημένες αποφάσεις που παράγουν από μόνες τους νομικά ή αντίστοιχα σημαντικά αποτελέσματα για φυσικό πρόσωπο. Ο χρήστης βλέπει confidence, ενδείξεις προσοχής και μπορεί να διορθώσει τα στοιχεία. Η τελική έγκριση και αποστολή σε ERP παραμένει υπό ανθρώπινο έλεγχο ή ενεργοποιείται από επιχειρηματική ρύθμιση του πελάτη.

5. Αποδέκτες και υποεκτελούντες

Δεδομένα λαμβάνουν μόνο εξουσιοδοτημένα πρόσωπα και αναγκαίοι πάροχοι: φιλοξενία/βάση δεδομένων/backup, email, AI (όπως OpenAI ή Anthropic, ανά ρύθμιση), τεχνική υποστήριξη και οι ERP/webhook/πάροχοι ηλεκτρονικής τιμολόγησης που επιλέγει ο πελάτης. Δεν πωλούμε προσωπικά δεδομένα και δεν χρησιμοποιούμε παραστατικά για στοχευμένη διαφήμιση. Η ισχύουσα λίστα υποεκτελούντων διατίθεται κατόπιν αιτήματος.

6. Διαβιβάσεις εκτός ΕΟΧ

Ορισμένοι τεχνολογικοί πάροχοι ενδέχεται να επεξεργάζονται δεδομένα εκτός Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου. Όταν συμβαίνει αυτό, χρησιμοποιούνται οι απαιτούμενοι μηχανισμοί του ΓΚΠΔ, όπως απόφαση επάρκειας ή τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες και, όπου απαιτείται, συμπληρωματικά μέτρα. Η ακριβής διαδρομή εξαρτάται από τον provider και τη ρύθμιση που είναι ενεργή για τον λογαριασμό.

7. Δεδομένα για βελτίωση μοντέλων

Οι ανθρώπινες διορθώσεις μπορούν να δημιουργούν versioned datasets για μέτρηση και βελτίωση ακρίβειας. Πριν από παραγωγική χρήση προσωπικών δεδομένων για αυτόν τον διαφορετικό σκοπό, εφαρμόζονται τεκμηριωμένη νομική βάση, ελαχιστοποίηση, περιορισμένη πρόσβαση, πολιτική διατήρησης, έλεγχος κινδύνου και ψευδωνυμοποίηση/ανωνυμοποίηση όπου είναι τεχνικά εφικτή. Μπορείς να ζητήσεις πληροφορίες ή να ασκήσεις εναντίωση. Η αποδοχή των Όρων δεν θεωρείται από μόνη της συγκατάθεση για μη αναγκαία επεξεργασία AI training.

8. Χρόνος διατήρησης

Διατηρούμε δεδομένα μόνο για όσο είναι αναγκαία για τον λογαριασμό, την ενεργή σύμβαση, την παροχή/υποστήριξη, την ασφάλεια, την επίλυση διαφορών και τις νόμιμες φορολογικές ή λογιστικές υποχρεώσεις. Τα πρωτότυπα παραστατικά και αποτελέσματα ακολουθούν την περίοδο της σύμβασης ή ειδική συμφωνία του πελάτη. Μετά από αίτημα κλεισίματος διαγράφονται ή επιστρέφονται, εκτός από στοιχεία που πρέπει να διατηρηθούν νόμιμα, απομονωμένα backups μέχρι τον ασφαλή κύκλο αντικατάστασης και ελάχιστα αποδεικτικά συναλλαγών/αποδοχής. Ο πελάτης πρέπει να εξάγει τα δεδομένα που χρειάζεται πριν από το κλείσιμο.

9. Ασφάλεια

Εφαρμόζουμε μέτρα ανάλογα με τον κίνδυνο, όπως έλεγχο πρόσβασης και ρόλων, hashing κωδικών, κρυπτογραφική προστασία διαπιστευτηρίων όπου υποστηρίζεται, HTTPS στην παραγωγή, καταγραφή εργασιών, περιορισμό διαχειριστικής πρόσβασης, backups και ενημερώσεις λογισμικού. Κανένα σύστημα δεν είναι απόλυτα ασφαλές. Αν υποψιάζεσαι περιστατικό, επικοινώνησε άμεσα μαζί μας.

10. Δικαιώματα

Ανάλογα με τον ρόλο και τη νομική βάση, έχεις δικαίωμα ενημέρωσης, πρόσβασης, διόρθωσης, διαγραφής, περιορισμού, φορητότητας, εναντίωσης και ανάκλησης συγκατάθεσης χωρίς αναδρομική επίδραση. Για δεδομένα μέσα σε παραστατικό τρίτης επιχείρησης, απευθύνσου πρώτα στην επιχείρηση που το ανέβασε· θα τη συνδράμουμε ως εκτελούσα την επεξεργασία. Αιτήματα: info@techplace.gr. Μπορεί να ζητηθεί εύλογη επιβεβαίωση ταυτότητας.

11. Καταγγελία

Έχεις δικαίωμα καταγγελίας στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, Κηφισίας 1-3, 115 23 Αθήνα, εφόσον θεωρείς ότι η επεξεργασία παραβιάζει τη νομοθεσία. Θα εκτιμούσαμε να επικοινωνήσεις πρώτα μαζί μας για να εξετάσουμε άμεσα το ζήτημα, χωρίς αυτό να περιορίζει το δικαίωμά σου.

12. Cookies

Χρησιμοποιούμε απαραίτητα cookies για σύνδεση, ασφάλεια, anti-forgery προστασία και λειτουργία συνεδρίας. Δεν απαιτούν συγκατάθεση όταν είναι απολύτως αναγκαία για την υπηρεσία. Αν προστεθούν μη αναγκαία analytics ή marketing cookies, θα προηγηθεί κατάλληλος μηχανισμός επιλογής και ξεχωριστή ενημέρωση.

13. Υποχρεώσεις επιχειρηματικού πελάτη

Ο πελάτης πρέπει να διαθέτει νόμιμη βάση για τα δεδομένα που ανεβάζει, να ενημερώνει προμηθευτές, πελάτες, εργαζομένους ή λοιπά πρόσωπα όπου απαιτείται, να περιορίζει τα δεδομένα στα αναγκαία, να μη χρησιμοποιεί την υπηρεσία για ειδικές κατηγορίες ή ποινικά δεδομένα χωρίς προηγούμενη αξιολόγηση και να ρυθμίζει σωστά τους εξωτερικούς παραλήπτες.

14. Αλλαγές πολιτικής

Η ισχύουσα έκδοση εμφανίζεται στην κορυφή. Για ουσιώδεις αλλαγές θα παρέχεται εμφανής ενημέρωση και, όπου απαιτείται, θα ζητείται νέα ενέργεια ή συγκατάθεση. Παλαιότερες αποδοχές καταγράφονται με την έκδοση και την ημερομηνία τους.